Tietosuojaseloste

jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

TIE­TO­SUO­JA­SE­LOS­TE (25.5.2018 al­kaen)

Eu­roo­pan Unio­nin ylei­nen tie­to­suo­ja-ase­tus (EU) 2016/679, ar­tiklat 12, 13, 14 ja 19

1.       Rekisterinpitäjä

Levi Ski Club ry

PL 25, 99131 Sirkka

y-2256564-3

rek.nro 157.501

2.       Tietosuojavastaavan yhteystiedot

johanna.erkkila(at)levisuites.fi

3.       Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot

johanna.erkkila(at)levisuites.fi

4.       Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

5.       Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tie­to­ja ke­rä­tään:

1.       seuran jäsen- ja yhteistyörekisterin ylläpitämiseen

2.       seuran luottamushenkilöiden ja harjoitusryhmien jäsentietojen ylläpitämiseen

Re­kis­te­rin tie­to­ja ei käy­te­tä säh­köi­seen suo­ra­mark­ki­noin­tiin.

6.       Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenistä sekä luottamushenkilöistä. Yhteistyökumppaneiden osalta käsittely perustuu suostumukseen.

7.       Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­ly ei pe­rus­tu re­kis­te­rin­pi­tä­jän oi­keu­tet­tuun etuun.

8.       Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenen etu- ja sukunimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköposti

Alaikäisen jäsenen osalta huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero sekä sähköposti

Sidosryhmien osalta yrityksen yhteystiedot sekä yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti.

 

9.       Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Nimi, ja kon­tak­ti­tie­dot

10.    Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Ke­rät­tä­vät tie­dot saa­daan suo­raan jäseneltä tai, alaikäisen ollessa kyseessä, hänen huoltajaltaan.

Yhteistyökumppaneiden osalta tiedot saadaan sopimuksen yhteydessä.

11.    Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja käsittelevät seuran puheenjohtaja, sihteeri sekä rahastonhoitaja.

12.     Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Hen­ki­lö­tie­to­ja ei suo­raan siir­re­tä kol­man­siin mai­hin tai kansainväliselle järjestölle.

13.    Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Henkilötietoja säilytetään jäsenyysajan jälkeen korkeintaan kymmenen vuotta, minkä jälkeen tiedot hävitetään.

14.    Rekisteröidyn oikeudet

Re­kis­te­röi­dyl­lä hen­ki­löl­lä on oi­keus tar­kis­taa it­se­ään kos­ke­vat tie­dot ot­ta­mal­la yh­teyt­tä re­kis­te­rin­pi­tä­jään tai re­kis­te­rin­pi­tä­jän edus­ta­jaan. Nii­ni­kään yh­tey­de­no­tol­la re­kis­te­rin­pi­tä­jään tai re­kis­te­rin­pi­tä­jän edus­ta­jaan voi­daan pyy­tää tie­to­jen pois­toa re­kis­te­ris­tä.

15.    Suostumuksen peruuttaminen

Suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

16.    Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Jäsenyyttä var­ten tar­vi­taan nor­maa­lis­ti pyy­det­ty­jen tie­to­jen toi­mit­ta­mi­nen.

17.    Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyyn ei liity au­to­ma­ti­soi­tua pää­tök­sen­te­koa eikä hen­ki­lö­tie­to­jen pe­rus­teel­la tehdä pro­fi­loin­tia, josta ai­heu­tuu re­kis­te­röi­dyl­le oi­keus­vai­ku­tuk­sia

18.    Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suo­jaam­me hen­ki­lö­tie­to­ja huo­lel­li­ses­ti koko nii­den elin­kaa­ren ajan käyt­tä­mäl­lä asian­mu­kai­sia tie­to­suo­ja- ja tie­to­tur­val­li­suus­kei­no­ja.

Pää­syä hen­ki­lö­tie­toi­hin on ra­joi­tet­tu ja hen­ki­lös­töl­lä on sa­las­sa­pi­to­vel­vol­li­suus.

Suo­jaam­me hen­ki­lö­tie­to­ja muun muas­sa tie­to­lii­ken­teen suo­ja­kei­noin, tie­to­jär­jes­tel­mien jat­ku­val­la yl­lä­pi­dol­la, var­muus­ko­pioi­mal­la sekä käyt­tä­mäl­lä tur­val­li­sia lai­te­ti­lo­ja, ku­lun­val­von­taa ja tur­val­li­suus­jär­jes­tel­miä. Hen­ki­lö­tie­to­ja si­säl­tä­vät fyy­si­set asia­kir­jat säi­ly­te­tään al­ku­kä­sit­te­lyn jäl­keen lu­ki­tuis­sa ja pa­lo­tur­val­li­sis­sa säi­ly­tys­ti­lois­sa. Käyt­tö­oi­keuk­sien myön­tä­mi­nen ja seu­ran­ta on hal­lit­tua. Kou­lu­tam­me hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyyn osal­lis­tu­vaa hen­ki­lö­kun­taam­me.

Jos kai­kis­ta suo­ja­toi­mis­tam­me huo­li­mat­ta hen­ki­lö­tie­dot jou­tu­vat vää­riin kä­siin, on mah­dol­lis­ta, että hen­ki­lö­tie­to­ja käy­te­tään vää­rin ja esi­mer­kik­si an­net­tua hen­ki­lö­tun­nus­ta käy­te­tään vää­rin pe­rus­tein. Jos ha­vait­sem­me täl­lai­sen ta­pah­tu­man, ryh­dym­me vii­py­mät­tä sel­vit­tä­mään sitä ja py­rim­me es­tä­mään ai­heu­tu­vat va­hin­got. In­for­moim­me tie­to­tur­va­louk­kauk­ses­ta tar­vit­ta­via vi­ran­omai­sia ja re­kis­te­röi­ty­jä lain­sää­dän­nön vaa­ti­mus­ten mu­kai­ses­ti.